Prinsip 6: mendokumentasikan agar bertahan lama

Kelima prinsip sebelumnya memiliki satu kesamaan: semuanya tidak bernilai apa pun kecuali didokumentasikan. Bank yang telah menganalisis asal-usul dana seorang nasabah Afrika, pedagang yang telah memeriksa seorang perantara, atau penasihat yang telah mengantisipasi suatu perubahan politik harus mampu membuktikannya, bertahun-tahun kemudian, kepada otoritas Swiss atau asing, pengadilan, auditor, atau jurnalis. Bagi perusahaan-perusahaan yang terlibat, perkara-perkara yang diuraikan dalam Bagian H dan I berakhir dengan kekalahan karena tidak adanya dokumentasi: pemeriksaan dilakukan secara lisan, keputusan diambil tanpa alasan tertulis, dan tanda-tanda peringatan ditangani tanpa catatan apa pun. Dokumentasi mengubah uji tuntas (due diligence) menjadi alat bukti, dan alat bukti itulah yang di hadapan hakim membedakan perusahaan yang gagal meskipun telah berupaya dari perusahaan yang sama sekali tidak berbuat apa-apa.

Dokumentasi di Afrika memiliki kekhasannya sendiri. Daftar, laporan keuangan, dan keputusan resmi negara asal kadang-kadang tidak dapat diakses, tidak lengkap, atau tidak andal. Praktisi di Jenewa harus mencatat apa yang ia cari, apa yang ia temukan, apa yang tidak ada, dan bagaimana ia mengisi kekosongan tersebut, melalui sumber alternatif, wawancara, atau pendapat dari pihak setempat. Ia juga harus menyimpan dokumen-dokumen itu selama jangka waktu yang ditentukan, yakni sepuluh tahun di Swiss, dan dalam bentuk yang dapat dimanfaatkan oleh otoritas. Bagian J mencatat bahwa dokumen-dokumen ini sering kali tersusun dalam beberapa bahasa. Penerjemahan dan pengarsipannya merupakan bagian dari uji tuntas.

Hanya untuk informasi umum. Artikel ini bukan merupakan nasihat hukum atau pajak, tidak menggantikan nasihat atas kasus individual, dan tidak menimbulkan hubungan antara advokat dan klien. Artikel ini mencerminkan keadaan hukum per Oktober 2026.